Pretendents iesniegumā norāda plānoto pārvadātāja vai manevru darbu veicēja darbības veidu un darbības apjomu, kā arī paredzēto darbības telpu. Iesniegumam pievieno dokumentāciju, tostarp dokumentārus pierādījumus, par to, ka pretendents ir izveidojis savu drošības pārvaldības sistēmu, atbilst savstarpējas izmantojamības tehniskajās specifikācijās, kopīgajās drošības metodēs un kopīgajos drošības mērķos noteiktajām prasībām, citu pretendenta norādīto normatīvo aktu prasībām un attiecīgā gadījumā arī nacionālajām prasībām tā, lai kontrolētu riskus un droši sniegtu pakalpojumus.
Eiropas Savienības Dzelzceļu aģentūra izvērtē pretendenta drošības pārvaldības sistēmas atbilstību savstarpējas izmantojamības tehniskajās specifikācijās, kopīgajās drošības metodēs un kopīgajos drošības mērķos noteiktajām prasībām, tai skaitā izvērtējot pretendenta pienākumu sadalījumu organizatoriskajā struktūrā, kontroles nodrošināšanu dažādos vadības līmeņos, visu līmeņu personāla un tā pārstāvju iesaisti un nepārtrauktu drošības pārvaldības sistēmas uzlabošanas nodrošinājumu, kā arī ar cilvēkfaktoru saistīto zināšanu un metožu piemērotību. Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcija izvērtē pretendenta spēju droši darboties dzelzceļa sistēmā ievērojot nacionālās prasības.
Iesniegumu un dokumentu iesniegšana, visas informācijas pieprasīšana un aprite, kā arī lēmumu paziņošana pretendentam notiek, izmantojot Eiropas Savienības Dzelzceļu aģentūras kontaktpunktu.