Vilces līdzekļa vadītāja apliecību izsniedz personai, kura atbilst medicīnisko prasību obligātajiem nosacījumiem, kurai ir apliecinājums par psihofizioloģisko piemērotību vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) veicamajam darbam, kura ir ieguvusi vispārējo pamatizglītību un profesionālo izglītību vilces ritošā sastāva saimniecības jomā, kas ir līdzvērtīga vismaz trešajam profesionālās kvalifikācijas līmenim, un kura ir nokārtojusi Valsts dzelzceļa tehniskās inspekcijas teorētisko eksāmenu.
Persona, kura veic vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) instruktora pienākumus, ir Noteikumu Nr.873 noteiktajā kārtībā sertificēts mašīnists, kas atbilst visām mašīnistam noteiktajām prasībām, un kuram ir atbilstošas praktiskās vilces līdzekļa vadīšanas iemaņas. Noteikumu Nr.873 VIII nodaļa nosaka prasības vilces līdzekļu vadītāju (mašīnistu) apmācībai, kur kā viena no apmācības iespējām ir paredzēta mašīnista instruktora veikta apmācība.
Pārvadātājs, manevru darbu veicējs vai dzelzceļa infrastruktūras pārvaldītājs nosaka vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) instruktora kvalifikācijas un kompetences pārvaldību (tai skaitā atlases kritēriji, apmācība, kvalifikācijas un kompetences prasības, kompetences uzturēšana un uzraudzība, praktiskās iemaņas pārbaude, kompetences apliecinoša dokumenta izsniegšana, izsniegtā dokumenta derīguma termiņš, dokumentācijas pārvaldība) drošības pārvaldības sistēmā.
Persona iesniegumu un nepieciešanos dokumentus sagatavo latviešu valodā un iesniedz tos Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcijā. Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcija izvērtē pretendenta iesniegto dokumentu atbilstību normatīvo aktu noteiktajām prasībām, un nepieciešamības gadījumā pieprasa papildu informāciju par neskaidrībām iesniegtā iesniegumā vai dokumentos. Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcija pieņem lēmumu par teorētisko zināšanu pārbaudes nozīmēšanu un par to paziņo pretendentam. Pretendents kārto eksāmenu (zināšanu pārbaudi) ar eksaminācijas programmnodrošinājuma palīdzību testa veidā, Riepnieku ielā 2, Rīgā. Pamatojoties uz zināšanu pārbaudes rezultātiem, Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcija pieņem lēmumu par kompetences sertifikāta un/vai apliecības izsniegšanu.
Eiropas kopienas parauga vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) vadīšanas apliecība nodrošina vilces līdzekļa vadītājam (mašīnistam) tiesības un iespējas strādāt visā ES teritorijā, neveicot papildu profesionālās kvalifikācijas atzīšanas procedūras.
Persona, kura ieguva vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) vadīšanas apliecību citā Eiropas Savienības valstī, griežas Valsts dzelzceļa tehniskā inspekcijā, kur šo personu reģistrē vilces līdzekļu vadītāju (mašīnistu) vadīšanas apliecību un saskaņoto papildu sertifikātu reģistrācijas sistēma” informācijas sistēmā, ar mērķi uzraudzīt tās profesionālo darbību Latvijas teritorijā.
Persona, kura ieguva vilces līdzekļa vadītāja (mašīnista) vadīšanas apliecību citā Eiropas Savienības valstī, iegūst tiesības vadīt vilces līdzekli saņemot attiecīgo saskaņoto papildu sertifikātu.